Les dispositions du décret relatives au fonctionnement de la copropriété: contrat d'entretien, contrat de syndic, conseil syndical, mutations...

Dispositions relatives à la communication du carnet d'entretien (et d'un éventuel diagnostic technique) au futur acquéreur d'un lot de copropriété

Article 4-4 du décret du 17 mars 1967, ajouté par le décret du 27 mai 2004

Lorsque le candidat à l'acquisition d'un lot ou d'une fraction de lot le demande, le propriétaire cédant est tenu de porter à sa connaissance le carnet d'entretien de l'immeuble ainsi que le diagnostic technique

La loi SRU a rendu obligatoire la tenue d'un carnet d'entretien (ainsi que l'établissement d'un diagnostic technique pour les immeubles de plus de quinze ans).

Il est désormais prévu que tout candidat à l'acquisition d'un lot ou d'une fraction de lot peut exiger que le copropriétaire cédant lui communique ce ou ces documents afin de l'informer de l'état de l'immeuble et des opérations matérielles ou juridiques qui ont été réalisées au sein de la copropriété.

Dispositions relatives à l'obligation du syndic de communiquer au notaire un état daté en cas de vente ou de constitution d'un droit réel sur un lot

Article 5 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

Le syndic, avant l'établissement de l'un des actes mentionnés à l'article 4, adresse au notaire chargé de recevoir l'acte, à la demande de ce dernier ou à celle du copropriétaire qui transfère tout ou partie de ses droits sur le lot, un état daté comportant trois parties.

1° Dans la première partie, le syndic indique, d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement des comptes, les sommes pouvant rester dues, pour le lot considéré, au syndicat par le copropriétaire cédant, au titre :

a) Des provisions exigibles du budget prévisionnel ;

b) Des provisions exigibles des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel ;

c) Des charges impayées sur les exercices antérieurs ;

d) Des sommes mentionnées à l'article 33 de la loi du 10 juillet 1965 ;

e) Des avances exigibles.

Ces indications sont communiquées par le syndic au notaire ou au propriétaire cédant, à charge pour eux de les porter à la connaissance, le cas échéant, des créanciers inscrits.

2° Dans la deuxième partie, le syndic indique, d'une manière même approximative et sous réserve de l'apurement des comptes, les sommes dont le syndicat pourrait être débiteur, pour le lot considéré, à l'égard du copropriétaire cédant, au titre :

a) Des avances mentionnées à l'article 45-1 ;

b) Des provisions du budget prévisionnel pour les périodes postérieures à la période en cours et rendues exigibles en raison de la déchéance du terme prévue par l'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965.

3° Dans la troisième partie, le syndic indique les sommes qui devraient incomber au nouveau copropriétaire, pour le lot considéré, au titre :

a) De la reconstitution des avances mentionnées à l'article 45-1 et ce d'une manière même approximative ;

b) Des provisions non encore exigibles du budget prévisionnel ;

c) Des provisions non encore exigibles dans les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel.

Dans une annexe à la troisième partie de l'état daté, le syndic indique la somme correspondant, pour les deux exercices précédents, à la quote-part afférente au lot considéré dans le budget prévisionnel et dans le total des dépenses hors budget prévisionnel. Il mentionne, s'il y a lieu, l'objet et l'état des procédures en cours dans lesquelles le syndicat est partie.

L'information du cédant, du cessionnaire et des créanciers inscrits sur le lot de copropriété objet de la vente suppose que le syndic communique un certain nombre de renseignements relatifs aux charges, avances, provisions et autres sommes encore dues au syndicat du chef du cédant. La teneur de ces renseignements est fixée par l'article 5 du décret de 1967

Dispositions relatives à la délégation de pouvoirs susceptible d'être accordée par l'assemblée générale

Article 21 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

Une délégation de pouvoir donnée, en application de l'article 25 a de la loi du 10 juillet 1965, par l'assemblée générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre personne ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé.

Cette délégation peut autoriser son bénéficiaire à décider de dépenses dont elle détermine l'objet et fixe le montant maximum.

Elle ne peut, en aucun cas, priver l'assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble et la gestion du syndic.

Le délégataire rend compte à l'assemblée de l'exécution de la délégation.

L'assemblée générale peut accepter d'octroyer une délégation de pouvoir au conseil syndical ou à toute autre personne en vue de prendre une décision de gestion courante (décision relevant de l'article 24 de la loi de 1965). Le décret de 1967 prévoit maintenant que cette délégation peut dans le même temps permettre au délégataire de décider les dépenses y afférentes dont l'objet et le montant maximum auront été déterminés à l'avance.

Au titre de cette délégation, son attributaire devra rendre compte de sa mission à l'assemblée générale.

Dispositions relatives à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical

Article 22 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

A moins que le règlement de copropriété n'ait fixé les règles relatives à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical, ces règles sont fixées ou modifiées par l'assemblée générale à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

Le conseil syndical rend compte à l'assemblée, chaque année, de l'exécution de sa mission.

Le mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder trois années renouvelables.

Pour assurer la représentation prévue au dernier alinéa de l'article 27 de la loi du 10 juillet 1965, il est tenu compte, en cas de constitution d'un ou plusieurs syndicats secondaires, des dispositions de l'article 24 ci-après pour fixer le nombre des membres du conseil syndical du syndicat principal. Chaque syndicat secondaire dispose de plein droit d'un siège au moins à ce conseil.

A défaut de précision dans le règlement de copropriété, il est possible à l'organe délibérant de la copropriété de déterminer ou modifier les modalités d'organisation ou de fonctionnement du conseil syndical  à la majorité relative de l'article 24.

Une fois par an, le conseil syndical devra rendre compte de l'exécution de sa mission de contrôle et d'assistance devant l'assemblée générale.

Dispositions relatives aux dépenses de fonctionnement du conseil syndical

Article 27 alinéa 3 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.

Il est prévu par le décret de 1967 que les frais occasionnés par le conseil syndical sont des dépenses courantes d'administration, ce qui permet de solliciter leur remboursement. La collectivité des copropriétaires supportera cette charge qui sera payée par le syndic sur les fonds du syndicat.

Dispositions relatives à l'assistance du conseil syndical par un tiers

Article 27 alinéa 2 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

Parfois, le conseil syndical n'a pas les compétences techniques pour évaluer une situation et prendre les décisions adéquates. Il lui est aujourd'hui possible de faire appel à toute personne de son choix afin de prendre conseil auprés d'elle. Le conseil peut également solliciter l'avis technique d'un professionnel de la spécialité concernée pour tout point particulier qu'il estimerait nécessaire.

Dispositions relatives à l'approbation du contrat de syndic

Article 29 alinéa 2 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

La décision qui désigne le syndic et qui approuve le contrat de mandat est votée par l'assemblée générale à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

Alors que le syndic est nommé à la majorité absolue de l'article 25 de la loi de 1965, le contrat qui le lie au syndicat relevait auparavant de la majorité simple de l'article 24. Depuis le décret du 27 mai 2004, le contrat de mandat octroyé par le syndicat doit également être approuvé à la majorité de l'article 25, ce qui uniformise les conditions de nomination du syndic.

Dispositions relatives au contenu du contrat de syndic

Article 29 alinéa 1er du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

Le contrat de mandat du syndic fixe sa durée, sa date de prise d'effet ainsi que les éléments de détermination de la rémunération du syndic. Il détermine les conditions d'exécution de la mission de ce dernier en conformité avec les dispositions des articles 14 et 18 de la loi du 10 juillet 1965.

Le contrat de syndic comporte dorénavant des mentions obligatoires.

Sont visés par la nouvelle réglementation la durée et la prise d'effet de son mandat, les éléments de détermination de sa rémunération (ce qui permet notamment le distinguo entre les honoraires de gestion courante et les honoraires spécifiques), les tâches qui lui incombent conformément au statut légal de la copropriété des immeubles bâtis (L. 1965, art. 14 et 18).

Dispositions relatives à la dispense donnée au syndic d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé

Article 29-1 du décret du 17 mars 1967, ajouté par le décret du 27 mai 2004

La décision, prise en application du septième alinéa de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, par laquelle l'assemblée générale dispense le syndic de l'obligation d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat fixe la durée pour laquelle la dispense est donnée.

Cette dispense est renouvelable. Elle prend fin de plein droit en cas de désignation d'un autre syndic

Depuis la loi SRU, l'ouverture d'un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat s'effectue de plein droit à la diligence du syndic, à moins que l'assemblée générale n'en décide autrement à la majorité absolue. Le décret de 1967 dispose que l'organe délibérant doit prévoir en même temps que la décision de dispense, la durée pendant laquelle le syndicat veut se passer d'un compte séparé. Si cette dispense est renouvelable, elle expire automatiquement lorsqu'un autre syndic est nommé gestionnaire de la copropriété.

Dispositions relatives aux archives et documents détenus par le syndic

Article 33 alinéa 1er du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, le diagnostic technique.

Il est expressément prévu par les textes qu'il incombe au syndic de détenir les documents comptables de la copropriété, ainsi que le carnet d'entretien et, le cas échéant, le diagnostic technique, ces documents étant ipso facto inclus dans les archives du syndicat.

Dispositions relatives aux pièces communiquées par le syndic

Article 33 alinéas 2 et 3 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

Il délivre des copies ou extraits, qu'il certifie conformes, des procès-verbaux des assemblées générales et des annexes.

Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, du diagnostic technique mentionné au premier alinéa du présent article.

La teneur de l'obligation de transmission des pièces relatives à la copropriété figure dans le décret de 1967 tel que modifié par la réforme de 2004. Figurent au rang des pièces à remettre aux copropriétaires les copies et extraits des procès-verbaux des assemblées générales et leurs annexes, le carnet d'entretien et, éventuellement, le diagnostic technique.

Dispositions relatives à la transmission des pièces en cas de changement de syndic

Article 33-1 du décret du 17 mars 1967, ajouté par le décret du 27 mai 2004

En cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du syndicat doit être accompagnée d'un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical.

La loi du 10 juillet 1965 prévoit dans son article 18-2 qu'en cas de changement de syndic, l'ancien représentant du syndicat est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le mois de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat.

Afin de formaliser davantage cette obligation de transmission, le décret de 1967 prévoit qu'elle s'accompagne d'un bordereau récapitulatif des pièces concernées, ce qui établira le respect ou non des obligations de l'ancien syndic, comme les pièces qui devraient se trouver entre les mains du nouveau syndic. Une copie de ce bordereau sera remise au conseil syndical.

Dispositions relatives à l'autorisation de l'assemblée générale pour la conclusion d'une convention entre le syndicat et le syndic ou les personnes avec lesquelles le syndic a des rapports juridiques

Article 39 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004

Toute convention entre le syndicat et le syndic, ses préposés, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, la personne liée à lui par un pacte civil de solidarité ou ceux de son conjoint au même degré, doit être spécialement autorisée par une décision de l'assemblée générale.

Il en est de même des conventions entre le syndicat et une entreprise dont les personnes mentionnées à l'alinéa précédent sont propriétaires ou détiennent une participation dans son capital, ou dans lesquelles elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées.

Le syndic, lorsqu'il est une personne morale, ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l'assemblée générale, contracter pour le compte du syndicat avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital.

Les décisions d'autorisation prévues au présent article sont prises à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

Afin d'éviter les conflits d'intérêts, il est prévu que l'assemblée générale doit donner son accord pour la conclusion des conventions envisagées entre le syndicat et le syndic ou les personnes avec lesquelles il entretien des rapports juridiques ou familiaux.

Lorsque la personne liée au syndic par un pacte civil de solidarité entend conclure un contrat avec le syndicat, il lui est nécessaire d'obtenir l'aval de l'organe délibérant.

Sont également soumises à autorisation, les conventions conclues entre le syndicat et des personnes morales dans lesquelles le syndic a des intérêts, directs ou indirects.

De telles autorisations requièrent seulement la majorité simple de l'article 24 de la loi de 1965.

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